Les deux modèles principaux
Deux options dominantes pour facturer un secrétariat externalisé :
- Tarif horaire : facturation au temps réel passé
- Forfait mensuel : montant fixe pour un volume convenu
Chacun a ses avantages selon votre profil et la régularité de votre besoin.
Tarif horaire : avantages et limites
Avantages
- Flexibilité totale : pas d’engagement de volume
- Transparence : vous payez ce qui est fait
- Adapté aux missions ponctuelles ou irrégulières
- Aucun risque de surpayer un mois calme
Limites
- Imprévisibilité budgétaire : difficile d’anticiper le coût mensuel
- Pas de dégressivité : le 100ème de l’année coûte autant que la 1ère
- Moins de priorité : sans engagement de volume, vous êtes après les clients en forfait
- Tendance au comptage tatillon : “ça a vraiment pris 2h ?”
Quand choisir le tarif horaire
- Besoin ponctuel ou très variable
- Démarrage d’une collaboration (test sur 1-3 mois)
- Petits volumes (< 8h/mois)
- Préférence pour la transparence absolue
Forfait mensuel : avantages et limites
Avantages
- Budget prévisible : montant fixe chaque mois
- Tarif horaire dégressif (souvent -10% à -25% vs horaire pur)
- Priorité sur planning : engagement réciproque
- Simplification administrative : une facture par mois, identique
- Disponibilité dédiée : un volume “réservé” pour vous
Limites
- Engagement minimum (généralement 3 mois)
- Risque de sur-payer un mois calme
- Moins de flexibilité : volume fixe difficile à ajuster
- Plus complexe au démarrage : il faut estimer le bon volume
Quand choisir le forfait mensuel
- Besoin régulier (au moins 10h/mois)
- Activité sans gros pic saisonnier
- Préférence pour la prévisibilité budgétaire
- Volonté de bénéficier de la dégressivité tarifaire
Comparaison concrète sur 12 mois
Cas type : besoin moyen de 20h/mois, mais variable (15h-25h selon mois).
Option tarif horaire
20h × 50 €/h × 12 mois = 12 000 € HTVA/an
Option forfait mensuel
20h × 45 €/h (tarif dégressif) × 12 mois = 10 800 € HTVA/an
Économie en forfait : ~10% (1 200 € sur l’année).
Mais : si certains mois vous n’avez besoin que de 10h, vous payez quand même 20h. Le forfait est rentable seulement si votre besoin est stable.
Le forfait mensuel sectoriel : abonnement télésecrétariat médical
Pour les cabinets médicaux et professions libérales avec besoin permanent (permanence téléphonique, agenda), le forfait mensuel est généralement la formule par défaut. Exemples typiques :
- Cabinet médical solo : 25-40h/mois → 1 100-1 800 € HTVA/mois
- Cabinet médical de groupe : 60-100h/mois → 2 500-4 500 € HTVA/mois
L’abonnement télésecrétariat médical permet aussi de stabiliser la relation : la professionnelle apprend votre patientèle dans la durée.
Tableau récapitulatif
| Critère | Tarif horaire | Forfait mensuel |
|---|---|---|
| Flexibilité | Élevée | Moyenne |
| Prévisibilité | Faible | Élevée |
| Tarif horaire effectif | Standard | Dégressif (-10 à -25%) |
| Engagement | Aucun | 3-6 mois minimum |
| Adapté pour | Ponctuel, variable | Régulier, stable |
| Priorité dans le planning | Standard | Élevée |
La formule mixte : le meilleur des deux
Beaucoup de mes clients fonctionnent avec une formule mixte :
- Forfait mensuel pour le volume régulier (ex : 15h/mois pour permanence téléphonique + agenda)
- Tarif horaire complémentaire au-delà du forfait, en cas de pic ou besoin ponctuel
Cela permet d’avoir prévisibilité + flexibilité.