Aucune information importante perdue
Avec 50-150 mails par jour, l'humain ne peut plus tout lire. Une secrétaire dédiée filtre, priorise et vous remonte uniquement ce qui exige votre attention.
Service quotidien — correspondance
Gestion emails et courrier externalisée
Votre boîte mail déborde et vous ne lisez plus que la moitié des messages reçus ? Le courrier postal s'empile sans être ouvert ? La gestion mails externalisée prend en charge le tri, les réponses standardisées et le suivi des conversations importantes.
Pourquoi externaliser la gestion des emails
Réponses systématiques (donc rapides)
Toutes les demandes courantes (RDV, devis, info standard) reçoivent une réponse sous 24h. Vous gagnez en image et en taux de conversion.
Concentration retrouvée
Plus de notifications mail toutes les 5 minutes qui cassent votre concentration. Vous regardez votre boîte 1-2 fois par jour, on traite le reste.
Externaliser gestion mail entreprise : par où commencer
Étape 1 : diagnostic du volume. Combien de mails par jour reçus ? Combien lus / non lus ? Combien restent sans réponse au bout d’une semaine ?
Étape 2 : catégorisation. Quels types de demandes (RDV, devis, support, démarchage, fournisseurs, internes) ? Quelle proportion mérite une réponse personnalisée vs une réponse standard ?
Étape 3 : outils. Suite Google, Microsoft 365, autre ? Délégation de boîte ou compte secondaire ? Gestion des libellés/dossiers existante ou à créer ?
Étape 4 : scripts de réponse. Pour les 5-10 demandes les plus fréquentes, on rédige ensemble un template de réponse — adapté à votre voix.
Une fois ces 4 étapes franchies (1-2 semaines), le rythme de croisière s’installe et la libération de charge mentale est immédiate.
Pour discuter de votre cas, contactez-moi.
Que comprend ce service ?
Tri quotidien des emails
Lecture et qualification de chaque message : urgent, standard, démarchage, archive.
Réponses standardisées
Templates de réponse pour les questions récurrentes (RDV, devis, demandes standard), envoi sous 24h.
Mise en avant des conversations critiques
Vous recevez chaque jour un récap des messages qui exigent VOTRE intervention, hiérarchisés par urgence.
Gestion des spams et filtres
Configuration des règles de filtrage, désabonnement systématique des newsletters parasites, nettoyage de la base.
Gestion du courrier postal
Pour les structures qui reçoivent du courrier physique, possibilité d'organiser une réception/scan/transmission via un partenaire local.
Suivi des conversations longues
Pour les sujets qui s'étalent sur plusieurs échanges, suivi structuré des positions des parties et des engagements pris.
Pour quels profils ?
Dirigeants en surcharge informationnelle
100+ mails par jour ? Vous êtes en train de devenir le goulet d'étranglement de votre propre entreprise.
Coachs et consultants
Beaucoup de demandes entrantes, pas le temps de toutes traiter. Externaliser garantit qu'aucun prospect ne passe à la trappe.
PME sans assistant·e
Pas de secrétaire interne, mais besoin que les mails clients soient traités professionnellement. Format freelance idéal.
Questions fréquentes
Comment vous donner accès à ma boîte mail sans risque ?
Plusieurs options : (1) accès délégué via votre fournisseur (Google Workspace permission de boîte partagée, Outlook 365 délégation) ; (2) création d'un compte secondaire avec mes accès, transfert automatique entrant ; (3) outil tiers comme Front ou Spike. Aucune solution ne nécessite votre mot de passe principal — accès révocable à tout moment.
Lirez-vous mes mails personnels ?
Non, le périmètre est strictement professionnel. Pour les boîtes mail mixtes (perso + pro), recommandation de créer une boîte pro séparée — c'est plus propre et plus sécurisé. Engagement écrit dans l'accord de confidentialité.
Combien coûte un secrétariat à distance gestion mail ?
Cela dépend du volume quotidien. Pour 30-80 mails/jour traités, comptez un forfait léger de quelques heures/semaine. Voir ma page tarifs.
Et le courrier postal secrétaire indépendante ?
Mon mode de travail étant à distance, je ne reçois pas votre courrier postal directement. Pour les structures avec volume postal significatif, on peut organiser un partenariat avec un service local (relais postal, scan-courrier) qui me transmet les courriers numérisés que je traite ensuite. Configuration au cas par cas.
Reprenez la main sur votre boîte mail
Échange découverte gratuit pour évaluer votre volume mail. Devis sous 24 à 48h.