Le calcul que peu de dirigeants font correctement
La plupart des dirigeants comparent “le salaire brut” d’une secrétaire au “tarif horaire” d’une freelance. C’est une erreur d’analyse. Voici le calcul réel.
Coût total d’une secrétaire en CDI à temps plein en Belgique
Pour un salaire brut de 2 500 €/mois (typique secrétariat administratif niveau intermédiaire) :
| Poste | Coût mensuel |
|---|---|
| Salaire brut | 2 500 € |
| Charges patronales (~30%) | 750 € |
| Pécule de vacances (provision) | 200 € |
| 13ème mois (provision) | 200 € |
| Locaux, matériel, outils | 250 € |
| Formation et gestion RH (provision) | 100 € |
| Coût mensuel total | ~4 000 € |
Sur 12 mois : ~48 000 €.
Coût d’une secrétaire externalisée freelance
Pour 15h/semaine (soit 60h/mois) à un tarif horaire de 50 € HTVA :
| Poste | Coût mensuel |
|---|---|
| 60h × 50 € HTVA | 3 000 € |
| Pas de charges sociales | 0 € |
| Pas de locaux ni matériel | 0 € |
| Pas de formation RH | 0 € |
| Coût mensuel total | 3 000 € |
Sur 12 mois : 36 000 € (potentiellement moins si volumes saisonnièrement variables).
Le calcul varie selon le volume horaire
Voici le seuil de bascule économique :
- Moins de 60h/mois : externalisation gagne nettement
- 60-80h/mois : externalisation reste avantageuse, marge réduite
- 80-100h/mois : équilibre — décision basée sur la flexibilité plus que sur le coût pur
- Plus de 100h/mois : l’embauche devient mathématiquement plus attractive (mais perte de flexibilité)
Au-delà du calcul brut : 4 critères qualitatifs
1. Flexibilité du volume
Externalisation = ajustable mois par mois. CDI = engagement fixe.
2. Continuité en cas d’absence
CDI = vacances + maladie représentent ~10% du temps non couvert. Externalisation = arrangement avec une consœur partenaire en cas d’absence.
3. Charge RH
CDI = contrat, paies, déclarations, gestion des congés. Externalisation = facture mensuelle.
4. Risque social
CDI = procédure de licenciement coûteuse en cas de problème. Externalisation = arrêt simple avec préavis raisonnable.
La bonne question n’est pas “embaucher ou externaliser”
C’est : “quel est mon volume horaire réel ?” et “quelle est ma capacité à gérer du RH en interne ?”
Pour la majorité des PME belges (1-15 personnes), externaliser est la bonne décision. Au-delà de 15-20 personnes, l’embauche d’une responsable admin temps plein devient plus pertinente.
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