Standard pendant les soins
Une cliente en cabine, le téléphone qui sonne, une autre cliente qui attend l'accueil. La permanence téléphonique salon coiffure / institut externalisée résout ce conflit.
Secteur services à la personne — beauté & bien-être
Secrétariat pour esthétique, bien-être et salons
Vous gérez un institut d'esthétique, un salon de coiffure, un centre de bien-être ou un cabinet de chirurgie esthétique en Belgique ? Une secretaire esthetique externalisée prend en charge votre permanence téléphonique et la prise de RDV — pendant que vous êtes en cabine avec vos clientes.
Pourquoi externaliser pour un institut beauté
Fidélisation par la régularité
Rappels de RDV, propositions de prochaines séances, anniversaires, suivi des cures (forfaits 6 ou 10 séances) — fidéliser demande une régularité qu'une seule personne en cabine ne peut pas tenir.
Réduction des no-shows
Le no-show coûte cher en bien-être / esthétique (créneau perdu, coût d'opportunité). Confirmation systématique 24-48h avant chaque RDV.
Instituts esthétiques et salons : un secrétariat à fort impact fidélisation
Le secteur de l’esthétique et du bien-être est particulièrement sensible à la qualité du contact client : la fidélisation représente 60-80 % du chiffre d’affaires sur la durée. Une cliente bien suivie (rappels, propositions, attentions personnalisées) reste 5-10 ans. Une cliente mal suivie part dès qu’un concurrent fait une promo.
Le télésecrétariat externalisé permet d’industrialiser cette qualité de suivi sans alourdir l’équipe en cabine.
Pour discuter de votre institut, contactez-moi.
Services pour instituts et salons
Permanence téléphonique
Décroché au nom du salon/institut, qualification des demandes (prise de RDV, conseil produit, info tarif).
Gestion rdv esthéticienne
Planification adaptée aux durées variables (épilation 30 min, soin visage 1h, massage 1h30, cure 2h), gestion des cures et forfaits.
Confirmations et rappels SMS
Réduction des no-shows par envoi automatique 24-48h avant chaque RDV.
Suivi des cures et fidélisation
Tableau de bord des clientes en cure, propositions de prochaine séance, rappels d'anniversaire.
Gestion administrative
Édition des notes de soin, suivi des paiements, gestion des cartes cadeaux et abonnements.
Pour quel type d'établissement ?
Instituts d'esthétique
Soins visage, soins corps, épilation, manucure/pédicure, vente de produits.
Salons de coiffure
Coupe, couleur, soins, traitements capillaires.
Centres bien-être / spa
Massages, soins relaxation, balnéothérapie, médecine douce.
Cabinets de chirurgie esthétique
Pour les cabinets de chirurgie esthétique non hospitalière, gestion administrative et suivi pré/post-opératoire — voir aussi notre page médicale.
Médecine esthétique
Cabinets dermato-esthétique, médecine anti-âge, injections.
Questions fréquentes
Travaillez-vous pour des cabinets de chirurgie esthétique ?
Oui, secretaire chirurgie esthetique est dans le périmètre. Pour ces cabinets, la confidentialité est renforcée (données médicales, photos avant/après). Engagement écrit au secret médical, accord de confidentialité spécifique. Voir aussi télésecrétariat médical.
Connaissez-vous le vocabulaire des soins esthétiques ?
Oui, le vocabulaire courant des instituts (peeling, laser, microdermabrasion, radiofréquence, lift, cryolipolyse, etc.) est maîtrisé. Pour les protocoles très techniques propres à votre institut, glossaire fourni en début de mission.
Pouvez-vous gérer les abonnements et cartes cadeaux ?
Oui. Suivi des forfaits multi-séances, alerte avant expiration, propositions de renouvellement. Gestion des cartes cadeaux : émission, validation au moment de l'utilisation, suivi des dates limites.
Externalisez le secrétariat de votre institut
Échange découverte gratuit pour comprendre votre offre et votre patientèle. Devis sous 24 à 48h.