Coordination des chantiers et donneurs d'ordre
Suivi des dossiers en cours, coordination avec les entrepreneurs, communication avec les maîtres d'ouvrage — un travail administratif important souvent absorbé par l'architecte lui-même.
Secteur libéral — architecture & BE
Secrétariat externalisé pour architectes et bureaux d'architecture
Vous êtes architecte indépendant·e ou dirigez un bureau d'architecture en Belgique ? Le secrétariat externalisé architecte prend en charge la permanence téléphonique, la coordination des dossiers urbanistiques et le suivi administratif des chantiers — pendant que vous concevez.
Pourquoi externaliser pour un cabinet d'architecture
Suivi urbanistique
Permis d'urbanisme, demandes de modification, déclarations préalables — chaque dossier a ses échéances. La sous-traitance administrative évite les oublis coûteux.
Gestion des marchés publics
Pour les architectes qui répondent à des appels d'offres publics : préparation des dossiers de candidature, vérification des pièces, dépôt dans les délais.
Architecture en Belgique : un secteur à charge admin sous-estimée
Les architectes belges concilient quotidiennement design, technique, gestion de projet et administratif. Sur ce dernier volet, beaucoup d’architectes indépendants reconnaissent perdre 8-15 heures par semaine sur des tâches non-conceptuelles : suivi des dossiers urbanistiques, communication avec les entrepreneurs, facturation des honoraires.
Externaliser le support administratif architecte change l’équation : ces heures sont réinvesties en conception ou en business development.
Pour discuter de votre bureau, contactez-moi.
Services pour architectes
Permanence téléphonique
Décroché au nom du bureau, qualification des appels (clients, entrepreneurs, administrations, fournisseurs).
Gestion d'agenda
Coordination des RDV chantier, des réunions client, des dépôts en mairie.
Suivi administratif des dossiers
Tableau de bord des dossiers en cours, alertes sur les échéances urbanistiques.
Préparation des marchés publics
Dossiers de candidature, attestations administratives, dépôt e-Procurement.
Facturation des honoraires
Émission des notes d'honoraires selon votre convention (forfait, pourcentage du marché, à l'heure), suivi des paiements.
Pour quel type de bureau d'architecture ?
Architectes indépendants solo
Pas le volume pour une assistante interne — externalisation pratique.
Bureaux d'architecture (2-10 personnes)
Mutualisation d'une secrétaire externalisée pour plusieurs collaborateurs.
Bureaux d'études techniques (BE) associés
Souvent en lien avec les bureaux d'architecture, gestion administrative coordonnée.
Questions fréquentes
Connaissez-vous les procédures d'urbanisme belges ?
Oui, les principales : permis d'urbanisme (CoBAT en RBC, CoDT en Wallonie), demandes de modification, déclarations préalables, recours. Pour les procédures spécifiques (sites classés, zones protégées, concertation publique), je m'adapte avec votre input.
Travaillez-vous avec quels logiciels d'architecture ?
Pour la partie administrative oui (suite Microsoft, agenda, outils de gestion). Pour les logiciels de DAO/BIM (Archicad, Revit, AutoCAD), non — c'est votre métier technique. Mon rôle est admin, pas conception.
Pouvez-vous gérer les marchés publics architecturaux ?
Oui, pour la préparation administrative des dossiers de candidature. La rédaction de l'offre technique (mémoire, propositions architecturales) reste à votre charge — c'est votre expertise. Je m'occupe du formalisme, des attestations, des dépôts.
Externalisez votre secrétariat de bureau d'architecture
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